A partir de enero de 2025, la obligación de fichaje digital en España se refiere al control del registro de jornada laboral. Esta obligación está regulada por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Este artículo establece la obligación de registrar la jornada diaria de cada trabajador, incluyendo el horario de inicio y finalización de la jornada. Esta medida busca garantizar el cumplimiento de la normativa laboral y evitar abusos en las horas de trabajo.
CAPÍTULO III
Medidas de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo
Artículo 10. Registro de jornada.
El texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, queda modificado en los siguientes términos:
Uno. Se modifica el apartado 7 del artículo 34, que queda redactado de la siguiente manera:
«7. El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.»
Dos. Se modifica el artículo 34, añadiendo un nuevo apartado 9, con la siguiente redacción:
«9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
La Guía del Fichaje Laboral
2. ¿Qué medios pueden ser utilizados para el cumplimiento de la obligación de registro de la jornada?
La norma no establece una modalidad específica o predeterminada para el registro diario de la jornada, limitándose a señalar que se debe llevar a cabo día a día e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada. Para ello, y sobre el resto de elementos configuradores, llama a la autorregulación, mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa.
Así, será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada.
En el supuesto de que el sistema de registro establecido mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa requiera el acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de videovigilancia o geolocalización, deben respetarse en todo caso los derechos de los trabajadores a la intimidad previstos en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, que remite a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
¿Qué medios pueden ser utilizados para el cumplimiento de la obligación de registro de la jornada? según el Real Decreto Ley 8/2019 de 8 marzo?
Según el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, el registro de jornada laboral puede realizarse mediante diversos medios, siempre que sean fiables y objetivos. Estos pueden incluir sistemas manuales, como hojas de registro firmadas por el trabajador, o sistemas digitales, como aplicaciones o software de control de horario. La elección del método debe garantizar la veracidad de los datos y estar acordada entre la empresa y los representantes de los trabajadores. Además, los registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para inspecciones laborales.
¿Será obligatorio a partir de enero del 2025 el fichaje digital?
A partir de enero de 2025, no hay una normativa específica en España que establezca la obligatoriedad del fichaje digital. Sin embargo, desde mayo de 2019, el registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas, según el Real Decreto-ley 8/2019. Las empresas pueden elegir el método de registro, que puede ser digital o manual, siempre que cumpla con los requisitos legales de exactitud y accesibilidad. Es importante estar atento a posibles cambios legislativos que puedan introducir nuevas obligaciones en el futuro.
Nuestra empresa ha estado el pasado 08 de noviembre en las jornadas del Colegio de Graduados Sociales de Gran Canaria y Fuerteventura
¿Cómo garantizo la trazabilidad del fichaje digital laboral, que sea fidedigno, invariable de la jornada diaria una vez registrada que se garanticen la veracidad de los datos?
Para garantizar la trazabilidad y veracidad del fichaje digital laboral en España, sigue estos pasos:
1. Sistema seguro: Utiliza un software de fichaje que cumpla con la normativa de protección de datos y garantice la integridad de la información.
2. Registro inmutable: Asegúrate de que el sistema no permita modificaciones una vez registrada la jornada.
3. Auditoría: Implementa auditorías regulares para verificar la exactitud de los registros.
4. Acceso controlado: Limita el acceso a los datos a personal autorizado.
5. Copia de seguridad: Realiza copias de seguridad periódicas para evitar pérdida de datos. Estos pasos ayudan a cumplir con la normativa laboral y de protección de datos.
¿Si el fichaje es en papel cómo garantizo que sea fidedigno, invariable de la jornada diaria una vez registrada que se garanticen la veracidad de los datos?
Para garantizar la veracidad y la inmutabilidad de los registros de jornada en papel, sigue estos pasos:
1. Formato Estandarizado: Utiliza un formato uniforme para todos los registros.
2. Firmas: Asegura que cada registro diario sea firmado por el empleado y el supervisor.
3. Almacenamiento Seguro: Guarda los registros en un lugar seguro y accesible solo a personal autorizado.
4. Revisiones Periódicas: Realiza auditorías regulares para verificar la consistencia de los datos.
5. Copias de Seguridad: Considera digitalizar los registros para tener una copia de seguridad. Estos pasos ayudan a mantener la integridad y autenticidad de los registros.
No garantizas la trazabilidad. No garantizas que no se pueda modificar. No garantizas que sea fidedigno.
No cumple el fichaje en papel los requisitos establecidos. Lo cual no deja lugar a duda, el fichaje tiene que ser digital.
Entre los puntos que recogen los borradores del nuevo proyecto de Ley de Reducción de la Jornada Laboral (que previsiblemente se aprobará en breve), está la modificación del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores sobre Registro de la Jornada.
De acuerdo a las propuestas de modificación, dicho artículo quedará de la siguiente manera:
Artículo 34 bis, 1. La empresa mantendrá un registro diario de jornada, realizado por medios digitales, que garantice el cumplimiento efectivo de los requisitos previstos en este artículo y en su desarrollo reglamentario.
Es decir: dejarán de ser válidos aquellos registros horarios de la jornada que se realicen en papel o cualquier otro medio que no sea digital e interoperable, ya que la Inspección de Trabajo de la Seguridad Social deberá poder acceder a dichos registros de manera remota.
De acuerdo a los anteproyectos de la Ley, esta entrará en vigor el 1 de enero de 2025.
Otro aspecto crucial del nuevo sistema es la obligación de conservar los registros digitales durante un periodo de cuatro años. Esta medida asegura que la información esté disponible para revisiones futuras, tanto por parte de la Inspección de Trabajo como por los trabajadores y sus representantes sindicales. La conservación de estos registros es fundamental para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas a lo largo del tiempo. Las empresas deberán asegurarse de que sus sistemas de almacenamiento sean seguros y fiables, protegiendo los datos contra pérdidas, alteraciones o accesos no autorizados.
Cuidado con borrar los registros de jornada laboral a los 4 años porque tienen que estar bloqueados y guardados por un articulado xxxx. No se borran. Tienen que quedar guardados y bloqueados. Nunca eliminarlos. Porque tienen ser accesibles 4 años para el capital humano, el resto del tiempo para las administraciones públicas, esto se cruza con otra ley y aquí pueden haber trampa.
El software de registro laboral tiene que ser accesible en remoto por la seguridad social y la inspección de trabajo👩💻.
Que el registro horario se siga haciendo también a mano, porque el software no está acreditados. No como el software de facturación que tiene un BOE y se acreditan en hacienda.
Protección de Datos y el Fichaje Laboral Digital
La empresa a seleccionar tiene que contar con una Evaluación de Riesgos y una Evaluación de Impacto donde se pueda garantizar estando acreditadas o no, para confirmar que cumplen los requisitos de que sea fidedigno, invariable de la jornada diaria una vez registrada que se garanticen la veracidad de los datos.
Que tu empresa de protección de datos te realice la auditoría externa a la empresa proveedora de los servicios.
Si además el fichaje digital será mediante datos biométricos, la empresa que lo adquiera deberá tener una Evaluación de Impacto propia en su empresa.
