¿Cuándo es obligatorio contratar la figura de la delegada de protección de datos?
Es obligatorio contratar una Delegada de Protección de Datos (DPD) en tres situaciones específicas según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea:
. Autoridades o entidades públicas: Cualquier autoridad pública o entidad, excepto los tribunales que actúen en su capacidad judicial, deben designar un DPD.
. Actividades principales que requieren un seguimiento regular y sistemático de los interesados a gran escala: Esto se aplica a organizaciones que, como parte de sus actividades principales, monitorean el comportamiento de los individuos de manera extensiva y sistemática. Por ejemplo, empresas que realizan seguimiento en línea o perfiles a gran escala.
. Actividades principales consisten en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales: Se refiere a organizaciones que manejan a gran escala datos sensibles (como información sobre salud, origen racial o étnico, orientación sexual, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas) o datos relacionados con condenas e infracciones penales.
El tratamiento de datos a gran escala no está definido cuantitativamente en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), pero generalmente se refiere a operaciones de tratamiento de datos personales que involucran un volumen significativo de datos o afectan a un número considerable de interesados. Algunos criterios para considerar si el tratamiento es a gran escala incluyen:
– Volumen de Datos: La cantidad de datos personales recogidos, almacenados, procesados o transmitidos es considerable.
– Número de Interesados: El tratamiento afecta a un gran número de personas.
– Duración del Tratamiento: El tratamiento se lleva a cabo de manera continua o durante un largo período.
– Alcance Geográfico: El tratamiento abarca varias áreas geográficas, posiblemente en múltiples jurisdicciones.
– Tipo de Datos: Se tratan categorías especiales de datos personales o datos que, de ser comprometidos, podrían implicar un alto riesgo para los derechos y libertades de los interesados.
Ejemplos de tratamiento de datos a gran escala pueden incluir: bases de datos de pacientes de hospitales, sistemas de procesamiento de datos de pasajeros de aerolíneas, servicios de banca en línea con un gran número de clientes, y plataformas de redes sociales.
La determinación de si un tratamiento es a gran escala debe considerar por la delegada de protección de datos en el contexto específico del tratamiento, incluyendo la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del mismo.
La designación de una delegada de protección de datos es una medida clave para garantizar el cumplimiento del RGPD, proporcionando un punto de contacto claro para supervisar la gestión de datos personales, asesorar a la organización sobre obligaciones de protección de datos y actuar como intermediario entre la organización, los interesados y las autoridades de protección de datos.
Una empresa con más de 250 trabajadores podría necesitar designar una delegada de protección de datos si sus operaciones de tratamiento de datos cumplen con los criterios siguientes:
1. La organización es una autoridad o cuerpo público (excluyendo los tribunales que actúan en su capacidad judicial).
2. Las actividades principales de la organización requieren un seguimiento regular y sistemático de los interesados a gran escala.
3. Las actividades principales de la organización consisten en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales o de datos personales relativos a condenas e infracciones penales.
Contratar una delegada de protección de datos no se basa únicamente en el número de trabajadores de una organización.
¿Cuándo es recomendable contratar la figura de la delegada de protección de datos?
Aunque el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) especifica ciertas situaciones en las que es obligatorio designar una Delegada de Protección de Datos (DPD), hay otras circunstancias en las que es altamente recomendable contratar uno, incluso si no es estrictamente necesario. Estas situaciones incluyen:
. Tratamiento de datos personales a una escala menor: Si una organización maneja datos personales pero no en una escala que obligue la designación de un DPD, puede ser prudente tener uno para asegurar el cumplimiento del RGPD y otras leyes de protección de datos.
. Naturaleza sensible de los datos: Organizaciones que tratan datos personales sensibles o delicados, pero no necesariamente a gran escala, pueden beneficiarse de la experiencia de un DPD para gestionar estos datos de manera segura y conforme a la ley.
. Complejidad de las operaciones de tratamiento: Empresas que realizan operaciones de tratamiento de datos que son complejas o implican riesgos potenciales para los derechos y libertades de los individuos pueden considerar la designación de un DPD para gestionar estos riesgos de manera efectiva.
. Presencia en múltiples jurisdicciones: Organizaciones que operan en varios países de la UE pueden encontrar útil tener un DPD para navegar las diferencias en la aplicación del RGPD y otras leyes de protección de datos a nivel nacional.
. Como medida de confianza para clientes y usuarios: Tener un DPD puede ser un signo de compromiso con la protección de datos personales, mejorando la confianza de clientes, usuarios y socios.
. Para cumplir con requisitos contractuales o del sector: En algunos casos, contratos comerciales o regulaciones sectoriales pueden requerir la designación de un DPD, incluso si el RGPD no lo hace obligatorio.
En resumen, la designación de una Delegada de Protección de Datos es recomendable para organizaciones que desean asegurar un alto nivel de cumplimiento con las leyes de protección de datos, gestionar de manera proactiva los riesgos relacionados con el tratamiento de datos personales, y demostrar un compromiso claro con la protección de la privacidad.
¿Es recomendable que las empresas de más de 50 de trabajadores tengan contratado una Delegada de Protección de Datos?
Sí, es recomendable que las empresas de más de 50 trabajadores consideren la designación de una Delegada de Protección de Datos (DPD), especialmente si el tratamiento de datos personales forma una parte significativa de sus operaciones comerciales. Aunque el tamaño de la empresa no es un criterio directo bajo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para la obligatoriedad de designar un DPD, las empresas más grandes suelen manejar mayores volúmenes de datos personales y pueden enfrentar procesos de tratamiento de datos más complejos. Esto puede aumentar el riesgo de violaciones de datos y de incumplimientos del RGPD, haciendo que la figura del DPD sea una parte valiosa de la estrategia de cumplimiento y gestión de riesgos de la empresa. Un DPD no solo ayuda a asegurar el cumplimiento de las leyes de protección de datos, sino que también actúa como punto de contacto con las autoridades de protección de datos y supervisa la gestión de riesgos relacionados con la privacidad y la seguridad de los datos.
¿Qué otras consideraciones debo tener en cuenta para saber si contrato una Delegada de Protección de Datos?
Para determinar si el tratamiento de datos es complejo o si existe un mayor riesgo de violaciones de datos, y así decidir sobre la necesidad de contratar una Delegada de Protección de Datos (DPD), considera las siguientes preguntas y respuestas:
- ¿Qué tipo de datos personales se tratan?
– Si tratas categorías especiales de datos personales (como datos sobre salud, orientación sexual, creencias religiosas, etc.) o datos relacionados con condenas e infracciones penales, esto indica una mayor complejidad y riesgo.
- ¿Cuál es la escala del tratamiento de datos?
– Si el tratamiento de datos se realiza a gran escala, esto aumenta la complejidad y el riesgo de violaciones de datos.
- ¿Se realizan operaciones de tratamiento que requieren seguimiento regular y sistemático de los interesados?
– Si se monitorea el comportamiento de los usuarios de manera regular y sistemática (por ejemplo, a través de la observación en línea), esto puede indicar un tratamiento complejo y un mayor riesgo.
- ¿El tratamiento incluye la transferencia de datos a países fuera de la UE o a organizaciones internacionales?
– Las transferencias internacionales de datos pueden aumentar la complejidad y el riesgo, especialmente si los países destinatarios no ofrecen un nivel adecuado de protección de datos.
- ¿Se han realizado evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos (EIPD)?
– Realizar una EIPD puede ayudar a identificar riesgos específicos en el tratamiento de datos y determinar la complejidad del mismo.
- ¿Ha habido violaciones de datos en el pasado o se han identificado riesgos significativos de seguridad de la información?
– Un historial de violaciones de datos o la identificación de riesgos significativos de seguridad puede indicar la necesidad de un DPD para mejorar las prácticas de protección de datos.
- ¿Cuál es el nivel de conocimiento interno sobre protección de datos y RGPD?
– Si el conocimiento interno es limitado, contar con un DPD puede ser crucial para asegurar el cumplimiento y manejar adecuadamente los datos personales.
- ¿Cómo se gestionan actualmente los derechos de los interesados?
– Si gestionar las solicitudes de los interesados (como solicitudes de acceso, rectificación o supresión) es complejo, esto puede justificar la designación de un DPD.
Si tus respuestas indican tratamiento de datos de alta complejidad, categorías especiales de datos, gran escala de operaciones, o un riesgo significativo de violaciones de datos, es recomendable considerar la designación de una Delegada de Protección de Datos para ayudar a gestionar estos aspectos y asegurar el cumplimiento del RGPD.
